Guna Ho-Ren-So (報・連・相 )

報・連・相 Ho-Ren-So

Istilah diatas adalah kepanjangan dari Hokoku-Renraku-Sodan atau dalam bahasa Jepang ditulis (報告、連絡、相談).
Artinya sendiri adalah sebagai berikut.

報告     : 部下が上司の指示に取り組みつつ、途中経過を報告すること[1]。
Hokoku     : Arti harfiahnya adalah "melapor". Laporan (secara berkala) kepada atasan di tengah tengah proyek yang sedang dikerjakan.
連絡     : 自分の意見や憶測を含めない関係者への状況報告。
Renraku : Arti harfiahnya adalah "mengontak". Laporan yang tidak ada unsur spekulasi atau opini kita sendiri.
相談     : 自分だけで業務上の判断が困難なとき、上司に意見をきくこと。
Sodan     : Arti harfiahnya adalah "berkonsultasi/berdiskusi". Ketika mengalami kendala, segera bertanya dan berdiskusi dengan atasan.

Di perusahaan Jepang istilah Ho-Ren-So ini sangat dikenal. Mayoritas pekerja di jepang menganut sistem ini dalam bekerja.

Tapi sejujurnya menurut saya yang paling efektif hanyalah Ho-So. Karena Saat kita melakukan laporan, tentu saja kita harus melakukan kontak terhadap atasan kita atau klien ataupun orang yang terlibat dalam proyek yang sedang kita kerjakan. Bagaimana cara kita melakukan laporan kalau kita tidak melakukan kontak terhadap orang yang mau kita laporkan...
Baru setelah itu konsultasi/diskusi diperlukan saat ada hal yang ada diluar dugaan.

Definisi Ho-So ini agak sedikit saya ubah dari yang saya tulis diatas.
Hokoku: Melaporkan "secara berkala" dan "saat ada kejadian diluar dugaan".
Sodan : Berkonsultasi/berdiskusi ketika mengalami kendala.

Meskipun saya baru bekerja selama 2.5 tahun di sebuah kantor di Jepang, saya sudah sedikit banyak paham arti dan guna sistem Ho-So ini. Pernah suatu saat ketika ada hal yang diluar dugaan saya, saya mencoba untuk menanganinya sendiri, karena kurang matangnya analisa dan problem solving yang saya lakukan, ahirnya yang saya kerjakan harus diulang. Selain itu, karena suatu proyek di kantor saya biasanya dikerjakan dengan tim, tentu pekerjaan yang harus diulang itu juga menjadi beban untuk orang lain, saat saya belum selesai mengerjakan sesuatu, orang lain jadi harus menunggu hasil yang saya kerjakan atau membantu saya dalam menyelesaikan pekerjaan tersebut agar tetap tepat waktu. Saat suatu pekerjaan harus diulang, berarti kita rugi waktu, tenaga dan pikiran. Sudah capek - capek mencoba menyelesaikan masalah sendiri, membuat metoda sendiri, mencoba memakai metoda sendiri, ternyata gagal, menyusahkan orang lain pula.

Dari situ lah saya belajar mengenai pentingnya Ho-So. Bayangkan saat kita menemukan keadaan yang diluar dugaan, dan kita langsung melaporkanya kepada atasan/rekan kerja kita/klien, saat itu juga bisa kita cari akar permasalahan dan penyelesaianya secara bersama. Seringkali saat melakukan konsultasi/diskusi itu juga langsung bisa dilakukan problem solving, sehingga pekerjaan kita akan lebih hemat waktu dan efektif.

Kelebihan lainya, saat konsultasi/diskusi tidak hanya mengandalkan 1 kepala saja, tapi beberapa kepala. Tidak bisa dipungkiri beberapa kepala lebih baik daripada 1 kepala saat melakukan problem solving (tidak selalu, tapi pada umumnya hal ini lebih efektif).
Sistem Ho-So ini lah yang berkali - kali menolong saya ketika ada hal yang diluar dugaan.

Selain itu hal yang penting saat melaporkan sesuatu adalah, sebutkan dahulu kesimpulan laporan kita, baru setelah itu sebutkan secara terstruktur detail laporan kita agar atasan/rekan kerja/klien mudah mengerti apa yang mau kita sampaikan.



Trivia: Sebetulnya Ho-Ren-So sendiri pengucapanya sama (homofon) dengan horenso (bayam), jadi istilah ini sangat mudah untuk diingat di Jepang.

Itami, 16 Agustus 2018
Ramadhona Saville, PhD
TKI di Jepang



[1]　東洋経済,[https://toyokeizai.net/articles/-/176175?page=2]