Assistant Professor → Associate Professor in Japanese University

I got promoted as Associate Professor on April 1. Alhamdulillah!

 

Of course it was hard work, blood, sweat and tears, no shortcut!

Working in a Japanese university is extremely hard. We need to do all the work - literally all - from sweeping and cleaning the lab, making coffee when guests are coming, preparing for a bunch of classes, teaching, evaluating, marking the score, taking care of students, being the person in charge for department, faculty, and university level of something (for example, managing department's SNS, department's marketing, making pamphlet, and so on and so on - the list can go on), being active in academic life outside campus, and lastly, research. Yes, research! Research is the last thing that you can do in the university that I work. 

Let's talk about this later, now not thou.

To get promoted to be Associate Professor in this university, here are the requirements:

1. PhD holder (Currently, job applications for lecturers are only for PhDs, but lecturers from the old days sometimes still have no PhD)
2. Must have experience guiding the thesis of 4th year students (The criteria for each department is different, in my department, more than 20 students) 
3. Write an essay about the targets to be achieved in the new position and career design as a lecturer
4. In the last 5 years must publish at least 3 international journals or 4 local journals as first author
5. Points from teaching experience (criteria for each department are different extremely difficult to explain, so skip! But as a hint there are criteria for the number of classes, the number of students, class evaluation by students)
6. Points from academics (number of journals published, impact factor, number of proceedings, number of presentations at conferences, number of academic awards, number of patents, number of books). Point weight is different for first author and non-first author
7. Points from non-academics (helping association as for example secretary, being chairperson at conference, being an adviser in a student club, being an adviser in company)
8. Points from research grants (where have you gotten research grants, how many are principal investigators, how many are research members)
9. Points from being in charge of department activities (being in charge of any role in department, faculty and university activities) 
10. Print all the documents (at least 4 copy), explain and evaluated by your supervisor (lab boss), department chair, dean and for university. Then after passing through, the documents will be checked again and again by campus' Human Resources Committee (mostly Professors) to be recommended to the university boss (Rector and Chairman of the Board of Directors of a school foundation)

In Japan, you don't have to get approval from the Ministry of Education and Culture or the Japanese Higher Education (I heard in several countries you must get approval from the ministry...). All of this is regulated within the university/foundation, so it is the university/foundation that determines whether you become a professor. The university only have to report to the Ministry of Education and Culture and attach all the documents.

Agribusiness × AI

 Agribusiness × AI

The role of AI in Agribusiness and study case in our lab

 Laboratory of Management Informatics

Guna Ho-Ren-So (報・連・相 )

報・連・相 Ho-Ren-So

Istilah diatas adalah kepanjangan dari Hokoku-Renraku-Sodan atau dalam bahasa Jepang ditulis (報告、連絡、相談).
Artinya sendiri adalah sebagai berikut.

報告     : 部下が上司の指示に取り組みつつ、途中経過を報告すること[1]。
Hokoku     : Arti harfiahnya adalah "melapor". Laporan (secara berkala) kepada atasan di tengah tengah proyek yang sedang dikerjakan.
連絡     : 自分の意見や憶測を含めない関係者への状況報告。
Renraku : Arti harfiahnya adalah "mengontak". Laporan yang tidak ada unsur spekulasi atau opini kita sendiri.
相談     : 自分だけで業務上の判断が困難なとき、上司に意見をきくこと。
Sodan     : Arti harfiahnya adalah "berkonsultasi/berdiskusi". Ketika mengalami kendala, segera bertanya dan berdiskusi dengan atasan.

Di perusahaan Jepang istilah Ho-Ren-So ini sangat dikenal. Mayoritas pekerja di jepang menganut sistem ini dalam bekerja.

Tapi sejujurnya menurut saya yang paling efektif hanyalah Ho-So. Karena Saat kita melakukan laporan, tentu saja kita harus melakukan kontak terhadap atasan kita atau klien ataupun orang yang terlibat dalam proyek yang sedang kita kerjakan. Bagaimana cara kita melakukan laporan kalau kita tidak melakukan kontak terhadap orang yang mau kita laporkan...
Baru setelah itu konsultasi/diskusi diperlukan saat ada hal yang ada diluar dugaan.

Definisi Ho-So ini agak sedikit saya ubah dari yang saya tulis diatas.
Hokoku: Melaporkan "secara berkala" dan "saat ada kejadian diluar dugaan".
Sodan : Berkonsultasi/berdiskusi ketika mengalami kendala.

Meskipun saya baru bekerja selama 2.5 tahun di sebuah kantor di Jepang, saya sudah sedikit banyak paham arti dan guna sistem Ho-So ini. Pernah suatu saat ketika ada hal yang diluar dugaan saya, saya mencoba untuk menanganinya sendiri, karena kurang matangnya analisa dan problem solving yang saya lakukan, ahirnya yang saya kerjakan harus diulang. Selain itu, karena suatu proyek di kantor saya biasanya dikerjakan dengan tim, tentu pekerjaan yang harus diulang itu juga menjadi beban untuk orang lain, saat saya belum selesai mengerjakan sesuatu, orang lain jadi harus menunggu hasil yang saya kerjakan atau membantu saya dalam menyelesaikan pekerjaan tersebut agar tetap tepat waktu. Saat suatu pekerjaan harus diulang, berarti kita rugi waktu, tenaga dan pikiran. Sudah capek - capek mencoba menyelesaikan masalah sendiri, membuat metoda sendiri, mencoba memakai metoda sendiri, ternyata gagal, menyusahkan orang lain pula.

Dari situ lah saya belajar mengenai pentingnya Ho-So. Bayangkan saat kita menemukan keadaan yang diluar dugaan, dan kita langsung melaporkanya kepada atasan/rekan kerja kita/klien, saat itu juga bisa kita cari akar permasalahan dan penyelesaianya secara bersama. Seringkali saat melakukan konsultasi/diskusi itu juga langsung bisa dilakukan problem solving, sehingga pekerjaan kita akan lebih hemat waktu dan efektif.

Kelebihan lainya, saat konsultasi/diskusi tidak hanya mengandalkan 1 kepala saja, tapi beberapa kepala. Tidak bisa dipungkiri beberapa kepala lebih baik daripada 1 kepala saat melakukan problem solving (tidak selalu, tapi pada umumnya hal ini lebih efektif).
Sistem Ho-So ini lah yang berkali - kali menolong saya ketika ada hal yang diluar dugaan.

Selain itu hal yang penting saat melaporkan sesuatu adalah, sebutkan dahulu kesimpulan laporan kita, baru setelah itu sebutkan secara terstruktur detail laporan kita agar atasan/rekan kerja/klien mudah mengerti apa yang mau kita sampaikan.



Trivia: Sebetulnya Ho-Ren-So sendiri pengucapanya sama (homofon) dengan horenso (bayam), jadi istilah ini sangat mudah untuk diingat di Jepang.

Itami, 16 Agustus 2018
Ramadhona Saville, PhD
TKI di Jepang



[1]　東洋経済,[https://toyokeizai.net/articles/-/176175?page=2]

Cara belajar bahasa yang efektif versi saya

Selama tinggal di Jepang sejak April 2007 sampai sekarang (sampai sekarang baru 11 tahun), berikut ini adalah cara yang saya lakukan untuk belajar bahasa Jepang secara efektif.
Cara seperti dibawah ini (selain membaca komik) saya rasa juga bisa diterapkan untuk belajar bahasa lain, seperti bahasa inggris dan sebagainya.

1. Nonton acara tv berbahasa Jepang.
Jangan lupa aktifkan subtitle bahasa Jepang, mengenai setting, masing masing tv atau komputer berbeda, silahkan gunakan google untuk mencari setting yang tepat untuk tv atau komputer anda.
Nonton tv sangat berguna untuk melatih kebiasaan mendengarkan percakapan bahasa Jepang. Selain pendengaran, tv disertai visual yang dapat membuat kita lebih mengerti mengenai penggunaan kosa kata atau arti dari kosa kata yang dipakai.

2. Baca komik berbahasa Jepang yang ada "furigana-cara baca kanji dalam hiragana biasanya".
Baca komik juga merupakan cara yang sangat baik untuk membantu kita menghafal dan menggunakan kanji tertentu. Dengan membaca komik, kita juga dapat meningkatkan kecepatan membaca kita.
Selain untuk menghafal cara membaca kanji, membaca komik pun dapat membantu kita untuk lebih mengerti cara pakai suatu kosa kata, karena komik dilengkapi dengan gambar.

3. Berteman dengan orang Jepang.
Ini juga salah satu cara paling efektif untuk belajar bahasa Jepang, untuk mendengar dan berkomunikasi. Pada dasarnya menurut saya, bahasa adalah suatu alat komunikasi, menulis dan membaca memang penting, tapi kita jangan sampai melupakan cara komunikasi manusia yang paling umum, yaitu mengobrol.
Ini tantangan yang lumayan sulit, karena orang Jepang pada dasarnya kurang bersosialisasi dengan orang di sekitarnya, terutama di kota besar.

4. Tulis kosa kata baru yang kita dapat dalam memo.
Targetkan 1 hari tidak lebih dari 5 kosa kata baru, kalau lebih bisa cepat lupa.
Selalu sedia buku memo dan pensil di kantong, jadi saat kita menemukan kosa kata baru, bisa langsung kita tulis. 

5. Tidak malu saat salah.
Tidak malu malu kalau salah tatanan bahasa Jepang yang kita gunakan, justru dengan salah, bisa diperbaiki dan akan belajar untuk tidak mengulangi salah yang kita buat.
Ini hal yang paling umum dilalui, salah pemakaian kosa kata atau salah tatanan bahasa Jepang, banyak orag yang malu ketika salah. Jika kita berteman dengan orang Jepang, selalu ingatkan dia untuk membantu kita, "jika bahasa jepang saya salah, langsung dikoreksi ya!". Dengan bantuan tersebut, kita akan ingat bahwa kita pernah membuat salah, sehingga tidak akan mengulangi salah yang sama.